# Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển
Doanh nghiệp mới xuất khẩu thường chưa nắm rõ quy trình từ kho người bán đến kho người mua, cũng như các thủ tục hải quan. Bài viết này trình bày các bước cơ bản.
Bước 1: Đàm phán, ký kết hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định lợi nhuận và tạo khách hàng tiềm năng. Hai bên cần đàm phán rõ trách nhiệm dựa trên hợp đồng ngoại thương. Người xuất khẩu nên thẩm định khách hàng để tránh rủi ro. Cần tìm hiểu yêu cầu giấy tờ của nước nhập khẩu để chuẩn bị đầy đủ, tránh hàng bị trả về.
Nếu chưa có giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép (một lần dùng cho nhiều lần).
Bước 2: Đặt booking và lấy container rỗng
Người xuất khẩu cần thỏa thuận với khách hàng về giá bán, chi phí vận chuyển, thời gian giao hàng dự kiến để tìm ETD phù hợp, xác định thời gian vận chuyển và có quá cảnh hay không. Nếu xuất FOB, người mua tự đặt tàu, người bán chỉ cần giao hàng kịp lịch tàu. Có thể hỗ trợ người mua đặt booking.
Nếu khối lượng xuất không lớn trong tháng, có thể đặt booking qua forwarder (có thể nhận hoa hồng). Đặt trực tiếp hãng tàu có thể không được giá tốt, khó chỉnh sửa vận đơn, tỉ giá thanh toán cao hơn.
Quy trình lấy container rỗng: mang booking confirmation, duyệt lệnh kéo cont rỗng để kéo tại depot. Với FOB, nhận transport confirmation rồi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự.
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng
Sau khi khách đồng ý hóa đơn chiếu lệ, lên kế hoạch sản xuất đảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng.
Sau khi có booking, lên kế hoạch lấy container, đóng hàng và kiểm tra lần 2 trước khi niêm seal. Kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không vì ảnh hưởng an toàn hàng hóa và tránh bị hãng tàu từ chối nhận lại hoặc bắt bồi thường.
Bước 4: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Đóng gói tại kho:
Phối hợp bộ phận xuất nhập khẩu với kỹ thuật, công nhân để đóng hàng. Chú trọng pallet đúng chủng loại, kích thước, số lớp carton theo quy định người nhập. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package. Hàng FCL thường không yêu cầu shipping mark, nhưng hàng LCL phải ghi. Ghi đầy đủ thông tin: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (dễ vỡ, cồng kềnh...).
Đóng hàng tại cảng:
Tương tự như tại kho nhưng cần nhiều giấy tờ, thủ tục hơn. Thường phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.
Bước 5: Mua bảo hiểm lô hàng
Không bắt buộc nhưng cần thiết cho hàng dễ hư hỏng, hành trình dài trên 10 ngày. Liên hệ công ty bảo hiểm để mua. Hạn mức bảo hiểm phụ thuộc giá trị hàng hóa. Hàng thông thường mức phí 2% trên tổng giá trị. Nếu xuất FOB hoặc CNF thì không cần mua.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan hàng xuất
Nếu đóng hàng tại kho, làm thủ tục sau khi giao hàng; nếu đóng tại cảng, đăng ký trước khi hạ container. Các công việc: mở tờ khai, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai.
Mở tờ khai: cần giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ (2 bản), tờ khai hải quan (2 bản), hợp đồng ngoại thương (bản sao), hóa đơn thương mại, phiếu đóng hàng.
Đăng ký tờ khai: đăng ký viên nhập thông tin, trình lãnh đạo ký để thông quan. Nếu không vấn đề, vào luồng xanh; nếu bị kiểm tra, vào luồng vàng hoặc đỏ.
Đóng phí: đóng phí làm thủ tục hải quan.
Lấy tờ khai: hải quan ghi số container, số seal vào mặt sau tờ khai.
Thanh lý tờ khai: trình tờ khai hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container, seal đã hạ chưa và đúng không. Sau đó container được nhận vào hệ thống cảng.
Vào sổ tàu: sau khi hạ container, nhân viên giao nhận ký biên bản bàn giao, xác nhận tình trạng container. Container phải hạ trước giờ cắt máng (closing time).
Thực xuất tờ khai: sau khi giao hàng, làm thực xuất với tờ khai (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển.
Bước 7: Giao hàng cho tàu
Sau khi thông quan, cung cấp chi tiết bill để hãng tàu/forwarder làm vận đơn. Lưu ý thời hạn submit SI, VGM trên booking, hạn chế chỉnh sửa bill. Nếu book qua forwarder, dễ chỉnh sửa hơn. Bước này phải hoàn thành trước giờ cắt máng và trước thực xuất. Giao hàng kết thúc khi nhận được vận đơn (bill gốc 3 bản hoặc surrendered bill).
Bước 8: Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng. Người làm thủ tục phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận khử trùng. Nếu thanh toán bằng L/C, nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Quy trình trên giúp nhà xuất khẩu lần đầu nắm được các bước cơ bản. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thông tin về mặt hàng, thủ tục xuất khẩu theo quy định Việt Nam, yêu cầu của người nhập khẩu và nước nhập khẩu để chuẩn bị đầy đủ, chính xác.