Bước 1: Đặt lịch tàu hoặc tìm đại lý forwarder

Trước khi nhập hàng, người mua cần tìm nguồn hàng chất lượng từ nước xuất khẩu qua các trang thương mại điện tử như Amazon, Alibaba. Có thể yêu cầu gửi mẫu để kiểm tra, làm công bố tùy mặt hàng. Cần tìm hiểu quy định hải quan của nước nhập về mặt hàng đó.

Sau khi chọn được nguồn hàng, hai bên thương lượng hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), đặc biệt là điều kiện Incoterms vì nó phân chia trách nhiệm, chi phí. Incoterms chỉ là tập quán quốc tế, không phải luật, nên có thể thương lượng.

Với hàng nhập, người mua thường dùng điều kiện EXW, FOB, FCA để chủ động book tàu, máy bay. Cần phối hợp với shipper để kịp lịch.

Trước khi book tàu, cần xác định:

  • Cảng đi, cảng đến (đường biển), sân bay.
  • Tên hàng; nếu hàng nguy hiểm cần MSDS, Certificate of Safety vì một số mặt hàng hãng tàu không nhận.
  • Hàng lẻ: kích thước, số lượng, trọng lượng kiện. Hàng container: loại 20GP/40GP/40HC (khô, cao); 20RF/40RF (lạnh) kèm nhiệt độ, trọng lượng. Lưu ý container 20' hay 40' chỉ nên đóng tối đa 25 tấn.
  • Thời gian hàng sẵn sàng để book lịch phù hợp, tránh hủy booking.
  • Nếu vận chuyển dài ngày, nên mua bảo hiểm hàng hóa.

Bước 2: Chuẩn bị giấy phép, thủ tục hải quan theo mặt hàng

Tùy loại hàng, mã HS mà người nhập khẩu cần làm thủ tục theo quy định Nhà nước trước khi nhập, tránh phát sinh chi phí DEM, DET khi hàng đã cập cảng.

Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Mặt hàng không cần giấy phép thì bỏ qua. Với mặt hàng cần giấy phép (ví dụ: trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống), cần xem Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018.

Thời gian xin giấy phép thường 7-10 ngày làm việc, cộng thời gian gửi qua bưu điện nếu không nộp trực tiếp.

Hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và khai đầy đủ thông tin trên tờ khai.

Các giấy phép khác: kiểm dịch thực vật, động vật, công bố hợp quy, phân loại thiết bị y tế, đăng kiểm, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm… tùy loại hàng.

Bước 3: Theo dõi tiến độ đóng hàng đầu xuất

Dù đóng hàng là trách nhiệm bên xuất, người mua nên kiểm tra, nhắc nhở để tránh rủi ro. Kiểm tra container rỗng trước khi đóng, chụp hình nếu hàng đông lạnh. Ghi nhận số container, seal để đối chiếu khi nhận. Kiểm tra tình trạng seal sau khi đóng để đảm bảo hàng không bị mất.

![](../assets/quy-trinh-nhap-khau-hang-hoa-451/img-001.jpg)

Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ

Trước khi nhập, người mua cần biết bộ chứng từ cần có và yêu cầu bên bán chuẩn bị. Sau khi đóng hàng, yêu cầu gửi bản nháp qua email để kiểm tra, chỉnh sửa cho khớp (tên shipper, consignee, cảng, tên tàu, tên hàng, mã HS…). Sai sót nhỏ có thể gây rắc rối với hải quan.

Chứng từ cơ bản:

  • Commercial invoice
  • Packing list
  • Bill of lading
  • Certificate of origin (kiểm tra mã HS, thông tin chính xác để hưởng thuế ưu đãi, thường 0%)
  • Chứng từ đặc thù: Fumi, Phyto, Health Certificate, C/Q…

Tùy hợp đồng mà yêu cầu số lượng, loại chứng từ.

Bước 5: Nhận thông báo hàng đến

Trước khi tàu cập ít nhất 1 ngày, người mua nhận thông báo hàng đến (arrival notice) từ hãng tàu hoặc forwarder. Thông báo gồm thời gian dự kiến cập bến, thông tin container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng… và các phụ phí local charges.

Nếu nhập qua forwarder, đến lấy lệnh giao hàng (D/O) với:

  • Giấy giới thiệu
  • Bill gốc
  • Giấy ủy quyền (nếu có)

Hiện nay, nhiều cảng phát hành EDO và QR scan để nhận hàng không cần bản cứng (trừ hàng kiểm hóa, quá cảnh, di lý).

Lưu ý: kiểm tra chi phí kèm theo (cước tàu/hàng không, local charge) so với báo giá ban đầu. Ngoài ra còn phí lift on/lift off, cơ sở hạ tầng, lưu kho bãi nếu phát sinh.

Bước 6: Khai báo hải quan, mở và thông quan tờ khai

Đây là bước quan trọng nhất. Chuẩn bị hồ sơ:

  • Commercial invoice
  • Packing list
  • Bill of lading
  • Certificate of origin
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
  • Hóa đơn cước (nếu có)
  • Chứng từ khác
  • Chữ ký số doanh nghiệp

Sau khi truyền tờ khai, nhận một trong ba kết quả phân luồng:

  • Luồng xanh: đóng thuế, in mã vạch, thanh lý, nhận hàng.
  • Luồng vàng: đóng thuế trước/sau khi mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
  • Luồng đỏ: như luồng vàng nhưng thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa.

Để mở tờ khai, cần:

  • Giấy giới thiệu
  • Tờ khai phân luồng
  • Invoice, Packing list, Bill of lading
  • Chứng từ khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu…)

Nếu hồ sơ hợp lệ, hải quan thông quan trên hệ thống.

Bước 7: Thanh lý tờ khai

Sau khi nộp thuế và tờ khai thông quan, in mã vạch. Nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát (ít nhất 2 bộ). Hải quan đóng dấu lên mã vạch, trả lại doanh nghiệp 1 bộ, giữ 1 bộ.

Bước 8: Điều vận chuyển hàng về kho

Sau thanh lý, đến phòng thương vụ cảng đóng phí với D/O. Giao cho tài xế phiếu EIR, D/O để trình hải quan giám sát cổng và rời cảng.

Khi hàng về kho, kiểm tra seal, tình trạng container. Sau khi rút hàng, trả container rỗng về cảng/ICD đúng thời hạn để tránh phí detention.

Nhân viên bãi kiểm tra container rỗng; nếu hư hỏng hoặc dơ, chủ hàng phải cọc phí sửa chữa dự kiến. Sau đó mang phiếu đến hãng tàu xác định mức độ hư hỏng để biết có được miễn phí hay phải trả tiền, rồi nhận lại tiền cọc. Vì vậy, nên kiểm tra container rỗng từ đầu xuất để xác định trách nhiệm.

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Lưu trữ mọi chứng từ liên quan ít nhất 5 năm để đối chiếu khi có khiếu nại sau thông quan.

Tracking container trên website

Sau khi hàng về, kiểm tra trên website của cảng/sân bay để chắc chắn hàng đã có mặt, sắp xếp lịch nhận hàng.

Đóng thuế hàng nhập khẩu

Khác với hàng xuất (thường không cần đóng thuế xuất), hàng nhập kinh doanh phải nộp thuế mới được thông quan. Khi khai báo, cần áp mã HS chính xác để xác định thuế nhập khẩu (có C/O hay không), thuế GTGT, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Nộp thuế qua internet banking hoặc giấy nộp ngân sách tại ngân hàng.

Qua các bước trên, nhà nhập khẩu lần đầu có thể hình dung quy trình cơ bản. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ nhà xuất khẩu, mặt hàng và thủ tục cần thiết để chuẩn bị đầy đủ, chính xác.