Master Bill of Lading (MBL) là gì?

Vận đơn chủ (Master B/L) do hãng tàu hoặc hãng máy bay cấp cho người đứng tên trên bill với tư cách là chủ hàng (Shipper). Trên vận đơn chủ có logo, tên công ty, số điện thoại, văn phòng hãng tàu. Vận đơn do Forwarder hoặc NVOCC phát hành gọi là House Bill of Lading. Để hãng tàu phát hành MBL, cần gửi hướng dẫn về thông tin hàng hóa và số lượng bản sao cần cấp.

S/I và B/L Instruction là gì?

Trước khi phát hành MBL, hãng tàu yêu cầu cung cấp một số tài liệu chứa thông tin lô hàng. Chứng từ chính là S/I (Shipping Instruction) và B/L Instruction (Dock Receipt). Dock Receipt là biên nhận cấp cho hàng được nhận hoặc giao tại cầu cảng hoặc bến tàu.

Thông tin cần thiết cho B/L được chuyển đến hãng tàu theo trình tự: S/I => B/L Instruction => Master B/L. Đầu tiên, nguồn thông tin chính tạo nên Master B/L là S/I. Sau đó, thông tin trong S/I được thể hiện trong B/L Instruction. Cuối cùng, Master B/L được tạo dựa trên thông tin của B/L Instruction.

S/I là gì?

S/I do shipper gửi cho forwarder hoặc NVOCC. S/I là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu đến công ty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. S/I bao gồm:

  • Người gửi hàng, Người nhận hàng, Bên thông báo: Shipper, Consignee, Notify party
  • Tên tàu và số chuyến: Vessel name and voyage number
  • Địa điểm nhận hàng, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, Địa điểm giao hàng: Place of receipt, Port of loading, Port of discharge, Place of delivery
  • Cut, ETD: Ngày cắt máng, ngày tàu chạy dự kiến
  • Hàng hóa, Số lượng, Khối lượng tịnh: Commodity, Quantity, Net weight
  • Shipping mark: Nhãn mác
  • Freight prepaid or Freight collect
  • Số lượng phát hành B/L: Number of B/L issue
  • Nơi phát hành B/L: Place of B/L issuance

Không có quy định cụ thể cho form S/I, các công ty fwd thường dùng form riêng. Người gửi hàng chuẩn bị S/I và gửi cho fwd ngay khi hàng được xếp vào container.

Cách khai báo SI phổ biến:

  • Khai báo qua email: nhân viên hãng tàu/FWD yêu cầu Shipper gửi SI qua email để dễ xử lý thông tin.
  • Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder. Cách này ít dùng vì tần suất check mail của hãng tàu/FWD luôn lớn hơn trên website.

B/L Instruction là gì?

B/L instruction là chứng từ fwd nộp cho hãng tàu để hãng tàu phát hành B/L. B/L instruction bao gồm tổng trọng lượng, tổng khối lượng và số lượng hàng hóa ngoài các thông tin cần thiết cho việc lập B/L từ S/I và L/C. Thông tin có trong Vanning report:

  • Gross weight: Trọng lượng
  • Measurement: Số khối
  • Quantity: Số lượng
  • Qui cách đóng gói: pallet/carton/pollywood
  • Số container và Số seal

FWD phát hành B/L instruction dựa trên S/I và L/C từ shipper, dùng form do hãng tàu chỉ định hoặc form riêng của fwd, gửi qua email hoặc fax. Gần đây, ACL (Access Control List) của hệ thống NACCS là phương thức chính để FWD gửi thông tin cần thiết của B/L cho hãng tàu.

Quy trình phát hành Master B/L

Hãng tàu tạo B/L bằng cách nhập thông tin từ ACL vào hệ thống riêng. Nếu không kết nối qua ACL, hãng tàu tự nhập thông tin trên B/L. Master B/L hoàn chỉnh được phát hành sau khi tàu rời cảng thực tế. Một số hãng tàu cho phép kiểm tra trạng thái phát hành B/L trên website.

Nếu Master B/L có thông tin không chính xác, có thể gây vấn đề khi file Manifest, thủ tục hải quan và thanh toán. Vì vậy, kiểm tra nội dung chứng từ ở từng giai đoạn là quan trọng. Trước khi hãng tàu phát hành Master B/L chính thức, cần kiểm tra kỹ bản nháp. Nếu yêu cầu sửa B/L ngay cut off, một số hãng tàu có thể tính phí chỉnh sửa (amendment fee) và yêu cầu nộp L/G. L/G đảm bảo việc sửa chữa không thuộc trách nhiệm của hãng tàu. Nếu sửa trước ngày cut off, chỉ cần liên hệ hãng tàu để có ACL hoặc B/L instruction, không cần nộp phí và L/G. Để tránh phí sửa chữa, hãy kiểm tra kỹ nội dung khi hãng tàu gửi bản nháp MBL.